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システム発注の業務を徹底解説
本特集は、システムを発注する側の企業の担当者が実施すべきことやポイントについて徹底的に解説します。
新システムの導入や既存システムの刷新といったイベントは数年に一度のレベルで発生し、システム開発や運用保守業務は外注していることが多いため、システム発注時のノウハウが蓄積されにくいのが実情です。
そんな中でシステム発注業務に携わる担当者が、知識を自分のものにしながら主体的に業務を推進できるように、この特集がナビゲーションします。
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システム発注の全体像をつかむ
システムを発注する側の企業の担当者が、システムの導入/刷新に向けて、どのようなことをどのような流れで実施していけばよいのかについて全体像を解説します。まずは、ぜひこちらの記事からお読みください。
なお、この特集では、市販のパッケージ製品を導入を検討している際の業務を解説しています。スクラッチ開発を検討している場合でも、進め方自体は参考になると思いますので、ご覧ください。
システムの導入・刷新に向けた検討を進めたいと考えたら
最初に、「システム導入・刷新のプロジェクト」を立ち上げましょう。
プロジェクトの目的を明確にし、実行計画を検討した上で、プロジェクト体制の整理を行います。
プロジェクトが立ち上がり、システム導入・刷新計画を作ることになったら
プロジェクトが立ち上がれば、次は「現状分析」を実施しましょう。現状の業務やシステムはもちろん、事業戦略の整理も踏まえ、システム導入・刷新後に理想とする「To-Be業務」やシステムに求める「要求概要」を整理します。
候補となりそうなシステム開発会社に情報提供を依頼し、得られた情報をもとに「システム導入/刷新計画」「業務改善計画」を作成します。
発注先のシステム開発会社を探すことになったら
発注先のシステム開発会社を探すために、契約条件のベースとなる「要求仕様」を作成します。
要求仕様を含めてRFP（提案依頼書）を候補となるシステム開発会社に送付し、提案を依頼します。パッケージ製品の場合は、自社の求める要求と製品の持つ機能の適合性を判定するためのFit＆Gap分析を行い、発注先のシステム開発会社を決定し、契約を締結します。
システム開発会社に発注したら
システム開発会社との契約後、要件定義を行います。パッケージ製品の場合は、さらに詳細のFit＆Gapを実施し、To-Be業務と製品に合わないところがあれば、業務でカバーするまたはアドオン開発を行う等の対応策を検討します。
また、並行して、システムリリースに向けたテストの方針、既存システムからの移行方針等の検討を行い、今後の進め方を明確にします。
システム開発会社による設計・開発業務が開始したら
システム開発会社による設計・開発業務が始まり実装段階に入ったら、パッケージ製品の場合は、パラメータの設定に必要な情報をとりまとめます。また、システムの導入/刷新に伴う業務改善計画を立てている場合、計画に基づいて業務の改善も実施していきます。
システムの稼働前になったら
要件定義フェーズでまとめた仕様がシステムに反映されているかを確認するために、発注者側で「受入テスト」を実施します。また、既存システムから新システムに切り替わり過去のデータの移行が必要な場合には、移行作業も行った上で、システムを本稼働させます。
システムが稼働したら
新システムが無事に稼働して運用段階に入った後は、システムの利用状況について定期的に振り返りを行い、当初定めたプロジェクトの目的が達成されているかどうかを確認します。また、振り返り内容に応じて追加機能の改修等も実施することで、サービス・業務を継続して行えるように提供価値を高めていきます。
