概要

背景

郵便事業株式会社(以下、日本郵便)内で電子郵便システムにかかる検討を進めていたが、その進捗は当初の予定より遅延している状態であった。当社参画時には、6ヶ月後にサービスインを控えていたが、機能要件など発注に必要な内容さえ決定しておらず、開発業者も決まっていなかったためサービスリリースに向けて非常に厳しい状況であった。

役割

本プロジェクトで当社はIT調達支援として以下の役割を担った。
・調達計画の見直し
・調達内容の見直し
・調達仕様書、システム要求定義書作成支援
・仕様管理、変更管理
・マスタ整備
・受入試験支援
・全国1500拠点における現地試験、訓練の実行支援

また、リリース後のサービス改善検討支援として以下の役割を担った。
・追加開発要件の検討支援
・サービス改善施策の検討支援
・サービス改善施策試行計画の策定
・マスタ更新管理、および管理手順書作成
・課題管理
・タスク管理

成果

【発注工程における達成成果】
業務要求・システム化要求を短期間でまとめるため、サービス部門に対するプロジェクト管理を導入することにした。その結果、それまでサービス部門からくみ取れていなかった要求を表出させることにつながるとともに、要件定義の早期決定につながった。
社内で要件検討が半年間停滞していた状態であったが、当社がプロジェクトに参画してから3週間で要件を確定し、発注業者の選定フェーズへすみやかに移行できることになった。

迅速に要件定義を完了したものの、当初の遅延の影響の為、全ての機能を実装することは日数的に不可能な状態であった。そこで、初回リリース時にはサービスに最低限必要な機能を実装し運用方法でカバーすることにし、リリース日を遵守することを可能にした。
なお、初回リリースから4ヶ月後の第2回リリースで当初要件の実装を完了した。

【リリース後支援における達成成果】
無事初回リリースを終え新サービスが発足した後、引き続き第2回リリース以降の要件の検討支援を行うとともに、マスタ変更管理の引継に着手した。
マスタ変更管理はリリースまでの期間不足により、マスタ形式を工夫し未実装機能をサポートしていたため、手順が複雑化しており、初期マスタ作成を手掛けた当社がマスタ管理業務を行っていた。
段階的リリースによるマスタ管理機能の追加と、マスタ変更手順書等の管理に必要な文書整備により、担当者への引継が可能になり、日本郵便内部での変更管理が行える体制作りに貢献した。

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